DMS Document Management System e Archiviazione Documentale

Knos è un’applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti ed informazioni.

Gli obiettivi

• Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale: unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, e-mail, fax, file system, ERP. Etc.);
• introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione;
• diminuzione tempo di archiviazione;
• ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni;
• riduzione drastica della carta;
• unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale;
• possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva).

Informazioni Gestite

Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (e-mail, Office, Metodo Evolus, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda.
Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in ‘fascicoli virtuali’ detti pubblicazioni. All’atto dell’archiviazione in Knos ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio ‘offerte’, ‘progetti’, ‘e-mail’, ‘fascicolo qualità’, etc.) e quindi pubblicato nella procedura; ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio; documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli ‘attributi’: ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).
L’archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un’unica pubblicazione attributi di ricerca, documenti e riferimenti significativi (ad esempio la sequenza documentale ordine cliente/DDT/Fattura generata dall’ERP Metodo Evolus)

Funzionalità di prodotto

• Possibilità di archiviare file di qualunque formato (Office, PDF, e-mail, ERP, immagini, etc.);
• completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali;
• sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato;
• facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti;
• visualizzazione personalizzabile dei risultati;
• gestione fascicoli virtuali: possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo;
• gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione;
• piattaforma multilingua (supporto Unicode);
• documenti archiviati modificabili tramite l’applicazione;
• gestione del versioning;
• gestione protocollo;
• strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e ‘on demand’. Worflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento;
• integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, Etc.);
• integrazione con Metodo Evolus;
• API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.

I moduli Knos

• Conservazione sostitutiva;
• storicizzazione (gestione dell’archivio storico);
• barcode OCR (gestione del cartaceo);
• protocollo informatico;
• Knos Mobile su tablet e iPad